Die Vorschriften der DSGVO sehen für Unternehmer verschärfte Informationspflichten vor. Diese erstrecken sich auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen die Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben. Hierzu gehören auch die Angaben, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung machen müssen, die sich auf Ihrer Homepage befindet. In dieser Erklärung müssen auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichtenüber die jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage angegeben werden. Dies ergibt sich aus Art. 13 DSVGO, § 14 DSGVO.

Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht hinreichend nachkommen, müssen gem. Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit der Verhängung eines Bußgeldes bis zu 20.000.000 Euro, bzw. bis maximal 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs betragen rechnen, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie eine kostspielige Abmahnung erhalten.

Steuerliche Aufbewahrungsfristen

Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Steuerrecht. Sie erstreckt sich gem. § 147 AO auf die folgenden Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören vor allem das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.

Unter Inventaren muss man sich Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden vorstellen.

Zu den Geschäftsbriefen gehören ebenfalls Unterlagen wie Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Empfangsbestätigungen.

Normalerweise gilt bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Anders sieht es in den folgenden Fällen aus. Hier besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz
  • die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege,
  • Rechnungen,
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, die sich nach § 257 HGB richten.

Diese beziehen sich auf die folgenden Unterlagen:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
  • Lageberichte,
  • Konzernabschlüsse,
  • die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Für die folgenden Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Für die übrigen Unterlagen gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Weitere Aufbewahrungsfristen

Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.

Download-Link: Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z